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Conservar la Correspondencia.

La ley obliga a los comerciantes a conservar un archivo con las cartas, telegramas y otros documentos que reciban en relación con sus negocios. El plazo mínimo que debe el comerciante guardar los documentos es de diez años, y se requiere que la información se haya mantenido íntegra e inalterada a partir del momento en que se generó.

La Secretaría de Economía es la encargada de emitir la Norma Oficial Mexicana que establezca los requisitos que deberán observarse para la conservación de mensajes de datos.

 Los tribunales tienen la facultad de ordenar que se presenten en juicio las cartas que tengan relación con el asunto del litigio, así como que se compulsen de las respectivas copias las que se hayan escrito por los litigantes, fijándose de antemano, con precisión, por la parte que las solicite, las que hayan de ser copiadas o reproducidas.

Mantener un sistema de contabilidad adecuado

Los comerciantes tienen la obligación de llevar a cabo un sistema de contabilidad que se adecue a las disposiciones del Código de Comercio. Este sistema podrá llevarse mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor satisfagan las características particulares del negocio, sinembargo debe tomar en cuenta los siguientes requisitos mínimos:
  • Permitirá identificar las operaciones individuales y sus características.
  • Permitirá seguir la huella desde las operaciones individuales hasta las cifras finales de las cuentas y viceversa.
  • Permitirá la preparación de los estados que se incluyan en la información financiera del negocio
Es sistema  deberá contener correctamente archivados los comprobantes originales de sus operaciones permitiendo un seguimiento cronológico de sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios y formular al cierre de cada ejercicio las cuentas anuales de su empresa, todo comerciante está obligado a conservar los libros, registros y documentos de su negocio por un plazo mínimo de 10 años.

La Contabilidad es indispensable pues permitirle la fácil y rápida verificación de la marcha real de su actividad profesional y ayuda a un mejor desenvolvimiento en el mercado, convirtiéndola en un elemento necesario para la gestión de su endeudamiento.

Inscripción en el Registro Público de Comercio.

Todo comerciante tiene como obligación la inscripción en el Registro público de comercio, se inscriben los actos mercantiles, así como aquellos que se relacionan con los comerciantes y que conforme a la legislación lo requieran. La Secretaría de Economía es la encargada de emitir los lineamientos necesarios para la adecuada operación del Registro Público de Comercio, que deberán publicarse en el Diario Oficial de la Federación.


El Registro Público de Comercio operará con un programa informático y con una base de datos central interconectada con las bases de datos de sus oficinas ubicadas en las entidades federativas. Las bases de datos contarán con al menos un respaldo electrónico.

Publicación de su calidad mercantil.

El artículo 17 del Código de Comercio, establece la obligación a los comerciantes de participar en la apertura de su establecimiento mediante una circular dirigida comerciante y a los comerciantes de los lugares donde vayan a establecerse sucursales, agencias o corresponsales, esta circular deberá contener el nombre de establecimiento, en domicilio legal del negocio y señalar cual es el giro económico en el que participa, el nombre de los administradores con indicación de las facultades conferidas y tratándose de sociedades mercantiles, la circular deberá contener además, la expresión de quien o quienes sean los administradores y señalar las personas que hayan de tener la firma social.

Se establece también la obligación de dirigir circulares en las mismas condiciones, cuando variare cualquiera de las circunstancias enunciadas; y finalmente, se publicarán en el Diario Oficial de la Federación y en su defecto en algún otro del o de los lugares en que haya de ejercerse el comercio; la publicación deberá llevarse a cabo en los casos de liquidación del negocio o clausura del establecimiento comercial.